7 Tipps für die Buchhaltung als Kleinunternehmer

1. Belege aufbewahren
2. Sechs Kategorien der Buchhaltung
3. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
4. Geschäftskonto führen
5. Für reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater sorgen
6. Papierlose Buchhaltung mit Software
7. Im Zweifelsfall Unterstützung wahrnehmen

Belege aufbewahren

Zu den typischen Fehlern von Selbstständigen und Freiberuflern gehört ein sorgloser Umgang mit Rechnungen und Belegen. Dies rächt sich spätestens bei der Steuererklärung. Außerdem gelten für viele Belege offizielle Aufbewahrungsfristen.

Deshalb ist es sinnvoll, Rechnungen, Kundenkorrespondenz und Belege sicher an einem zentralen Ort zu verwahren. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann wichtige Dokumente digital speichern. So ist alles immer auffindbar und griffbereit. Andernfalls bietet sich ein Ordner an – oder besser noch mehrere.

Sechs Kategorien der Buchhaltung

Für eine übersichtliche Buchhaltung empfiehlt sich eine Einordnung in sechs Kategorien, ob digital oder in Papierform:

• Bargeldfluss: Hier werden sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben notiert und mit den entsprechenden Belegen dokumentiert.
• Bank: An diesen Ort kommen Kontoauszüge.
• Rechnungen an Kunden: Der Name spricht für sich.
• Erhaltene Rechnungen: Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen von Lieferanten handeln.
• Kreditkartenabrechnungen: Kreditkartenabrechnungen sollten ebenfalls mit den zugehörigen Belegen abgeheftet werden.
• Umsatzsteuervoranmeldungen und Buchhaltungsauswertungen: Beide Posten zusammen verschaffen einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und darüber, wie viel Geld das Finanzamt erhält.

Auch hier gilt: Ordnung zahlt sich aus. Ob Kontoauszüge, Rechnungen oder Belege für Barausgaben, eine chronologische Sortierung ist Pflicht, um den Überblick zu behalten. Sie erleichtert auch dem Steuerberater die Arbeit.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wer als Nicht-Kaufmann im Jahr weniger Umsatz als 500.000 Euro und weniger Gewinn als 50.000 Euro macht, der kann auf die doppelte Buchführung verzichten und stattdessen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen. Dasselbe gilt grundsätzlich für Freiberufler. Dies erleichtert die Arbeit im Regelfall deutlich, sodass die Hilfe eines Steuerberaters gar nicht erst in Anspruch genommen werden muss. Außerdem hat diese Form der Buchhaltung den Vorteil, dass Gewinne erst versteuert werden, wenn sie auch wirklich eingegangen sind.

Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt, es, Einnahmen und Ausgaben zu dokumentierten – plus die zugehörigen Belege.

Doch Vorsicht: Liegt eine Rechtsform wie die GmbH, AG oder OHG vor, so besteht die volle Buchhaltungspflicht inklusive Bilanz und Jahresabschluss.

Geschäftskonto führen

Gerade bei Kleinunternehmern ist die Versuchung groß, Geschäfts- und Privatkonto zusammenzulegen Schließlich kostet ein Geschäftskonto Geld und erscheint im ersten Moment als überflüssig. Doch in der Realität macht es selbst für Selbstständige, die am Anfang ihrer Tätigkeit stehen und noch wenig Geld verdienen, Sinn, private und geschäftliche Finanzen zu trennen

Andernfalls fällt irgendwann die mühsame Aufgabe an, alle Zahlungen darauf zu überprüfen, ob sie geschäftlicher oder privater Art sind. Das kostet Zeit. Außerdem droht auf diese Art die Übersicht über die eigene Liquidität verlorenzugehen.

Für reibungslose Kommunikation mit dem Steuerberater sorgen

Der eigene Steuerberater ist ein wichtiger Ansprechpartner für alle Kleinunternehmer. Umso wichtiger ist es, dass die Kommunikation mit ihm effizient verläuft. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist dafür eine wichtige Voraussetzung, ebenso wie die vollständige und geordnete Abgabe von Belegen und Dokumenten. Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, dem Steuerberater direkt Zugriff auf entsprechende Dokumente zu geben und/oder diese online zu übermitteln. Das spart Zeit, Mühe und Porto.

Papierlose Buchhaltung mit Software

Natürlich besteht die Möglichkeit, die eigene Buchhaltung mit einem Excel-Dokument oder sogar mit Stift und Papier zu erledigen Moderne Buchhaltungsprogramme erleichtern die Arbeit jedoch. Dabei stehen zwei grundsätzliche Varianten zur Auswahl:

• Software zur festen Installation
• Buchhaltungs-Tools in der Cloud

Zweitere haben den Vorteil, dass Sie damit unabhängig von Zeit und Ort sind. Das spielt gerade für Selbstständige, die viel unterwegs sind, eine wesentliche Rolle. Ob nun fest installiert oder in der Cloud, bei der Auswahl sollte der eigene Bedarf im Vordergrund stehen. Freiberufler benötigen weniger Funktionen als Unternehmen mittlerer Größe. Die meisten Buchhaltungs-Tools sind in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Wer nur das nimmt, was er benötigt, spart meist Geld.

Buchhaltung für Kleinunternehmer ist kein Hexenwerk. Doch aller Anfang ist schwer. Haben Sie Schwierigkeiten mit dem Einstieg oder verlieren Sie den Überblick, macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Buchhaltung in guten Händen ist und haben mehr Zeit für das Wesentliche.

Sie brauchen professionelle Hilfe für eine effiziente Buchhaltung? Kontaktieren Sie uns! Wir sorgen gerne dafür, dass alles seine Ordnung hat.